Administrative Assistenz - Deutschsprechend

ZS is a place where passion changes lives. As a management consulting and technology firm focused on improving life and how we live it, we transform ideas into impact by bringing together data, science, technology and human ingenuity to deliver better outcomes for all. Here you'll work side-by-side with a powerful collective of thinkers and experts shaping life-changing solutions for patients, caregivers and consumers, worldwide. ZSers drive impact by bringing a client-first mentality to each and every engagement. We partner collaboratively with our clients to develop custom solutions and technology products that create value and deliver company results across critical areas of their business. Bring your curiosity for learning, bold ideas, courage and passion to drive life-changing impact to ZS.
Die Unternehmensfunktionen von ZS betreiben die zentralen internen Funktionen des Unternehmens. Unsere globalen Teams bestehen aus teamorientierten, pragmatischen und ergebnisorientierten Menschen, die in einem herausfordernden Arbeitsumfeld aufblühen. Unsere Mitarbeiter kommen aus unterschiedlichen Hintergründen, teilen jedoch eine Leidenschaft für qualitativ hochwertigen Kundenservice und Engagement - egal, ob unser Kunde ein Klient oder ein anderer ZS-Mitarbeiter ist.
Administrative Assistenz (fließend Deutsch sprechend)
Für unser Büro in Frankfurt suchen wir eine erfahrene administrative Fachkraft, die sowohl organisiert als auch engagiert ist und über hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügt. In dieser Rolle übernehmen Sie administrative und operative Unterstützungsaufgaben für mehrere Beratungsfachkräfte innerhalb eines Büros.
Aufgaben:

• Entlastung und Unterstützung der Führungskräfte zur Steigerung ihrer Produktivität (z. B. Annahme und Filterung von Anrufen, E-Mail-Korrespondenz sowie Kommunikation mit Lieferanten und Kunden);
• Umfassendes Termin- und Zeitmanagement für mehrere Personen (Terminvereinbarungen, Kalenderpflege sowie Organisation und Koordination von Meetings);
• Durchführung administrativer Prozesse (Zeiterfassung und Reisekostenabrechnungen);
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen (Reiseplanung, Visaangelegenheiten etc.);
• Koordination interner und externer Meetings sowie Veranstaltungen (z. B. Raumreservierungen und -vorbereitung, Hotelbuchungen, Catering usw.);
• Vorbereitung und Organisation von Unterlagen für Kundenangebote und Präsentationen nach Bedarf (Vertragsverfolgung, Drucken, Strukturieren und Archivieren von Meeting- und Supportmaterialien);
• Eigenständige Bearbeitung von Fragestellungen sowie Analyse und Lösung von Problemen in Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern;
• Übernahme von Sonderprojekten mit engen Fristen;
• Vertretung am Empfang (Telefonannahme, Begrüßung von Besuchern, Annahme von Lieferungen);

Qualifikationen:

• Abgeschlossene Schulausbildung erforderlich; postsekundäre Ausbildung oder Associate-/Bachelorabschluss wünschenswert;
• fließend in Englisch
• Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung als Administrative Assistenz oder Executive Assistant, idealerweise in einem professionellen Dienstleistungsumfeld;
• Sehr gute Computerkenntnisse in MS Office (Word, PowerPoint, Excel und Outlook); Kenntnisse in SAP und Concur von Vorteil;
• Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten;
• Professionelles Auftreten und Verhalten sowie die Fähigkeit, gutes Urteilsvermögen und Diskretion walten zu lassen;
• Hohe Detailgenauigkeit, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit;
• Proaktive, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu managen und Fristen einzuhalten;
• Freude an eigenverantwortlicher Arbeit sowie ausgeprägte Teamfähigkeit in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld;
• Ein gesunder Sinn für Humor ist willkommen

How you'll grow:

• Cross-functional skills development & custom learning pathways
• Milestone training programs aligned to career progression opportunities
• Internal mobility paths that empower growth via s-curves, individual contribution and role expansions

Perks & Benefits:
At ZS, your growth matters. We offer a comprehensive total rewards package that supports your health and well-being, financial future, time away, and professional development. With robust skills-building programs, multiple career progression paths, internal mobility, and a deeply collaborative culture, you'll have the opportunity to do meaningful work, expand your capabilities, and thrive as part of a global community. For details on total rewards in Germany , visit ZS Germany office locations | Where we work | ZS .
Hybrid working model:
We are committed to giving our employees a flexible and connected way of working. A flexible and connected ZS allows us to combine work from home and on-site presence at clients/ZS offices for the majority of our week. The magic of ZS culture and innovation thrives in both planned and spontaneous face-to-face connections.
Travel:
Travel is a requirement at ZS for client facing ZSers; business needs of your project and client are the priority. While some projects may be local, all client-facing ZSers should be prepared to travel as needed. Travel provides opportunities to strengthen client relationships, gain diverse experiences, and enhance professional growth by working in different environments and cultures.
Considering applying?
At ZS, we honor the visible and invisible elements of our identities, personal experiences, and belief systems-the ones that comprise us as individuals, shape who we are, and make us unique. We believe your personal interests, identities, and desire to learn are integral to your success here. We are committed to building a team that reflects a broad variety of backgrounds, perspectives, and experiences. Learn more about our inclusion and belonging efforts and the networks ZS supports to assist our ZSers in cultivating community spaces and obtaining the resources they need to thrive.
If you're eager to grow, contribute, and bring your unique self to our work, we encourage you to apply.
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Candidates must possess or be able to obtain work authorization for their intended country of employment. An on-line application, including a full set of transcripts (official or unofficial), is required to be considered.
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